Politique de confidentialité et données personnelles

Informations importantes

Qui sommes-nous ?

Source Up S.à r.l. (« Source Up », « l'entreprise », « nous », « notre » ou « nos ») est une société spécialisée dans le recrutement, le sourcing, le conseil en ressources humaines et la validation technique et comportementale de candidats ou d'employés, ainsi que dans le conseil en ressources humaines et l'externalisation de services RH (« services »).

Source Up s'engage à respecter votre vie privée et à protéger vos données personnelles. Le présent avis de confidentialité, notre politique en matière de cookies ainsi que nos conditions d'utilisation et tout autre document auquel il est fait référence, vous informent sur la manière dont nous collectons et traitons vos données personnelles, y compris par le biais de votre utilisation de notre site web, quel que soit l'endroit d'où vous le visitez. Cet avis de confidentialité vous informe également de vos droits à la vie privée et de la manière dont la loi vous protège.

Responsable du traitement des données

Le terme « Lois sur la protection des données » utilisé dans la présente politique désigne le Règlement général sur la protection des données UE 2016/679 (RGPD) et toute loi ou réglementation nationale correspondante ou équivalente de l'Union européenne (UE) ou des États membres de l'UE qui est applicable au traitement des données à caractère personnel en vertu de la présente notice. Les termes « Responsable du traitement », « Données à caractère personnel », « Personnes concernées » et « Traitement » utilisés dans la présente politique ont la même signification que celles prescrites dans les lois sur la protection des données.

La société Source Up S.à r.l., dont le siège social est situé au 10A rue des Mérovingiens, 8070 Bertrange, Luxembourg, est responsable du traitement des données (c'est-à-dire l'organisation qui détermine pourquoi et comment traiter les données à caractère personnel), au sens et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, y compris, mais sans s'y limiter, le Règlement général européen sur la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et sur la libre circulation de ces données (le « RGPD »).

Personnes concernées

En vertu du RGPD, les personnes concernées sont les personnes physiques dont les données personnelles sont traitées. Aux fins de la présente politique de confidentialité, les personnes concernées sur lesquelles Source Up collecte et traite des données personnelles peuvent inclure, sans s'y limiter, les catégories de personnes suivantes :

Les clients ou les représentants, les employés et les personnes de contact liés aux entreprises qui sont des clients.
Les candidats qui s'inscrivent auprès de nous pour des postes que nous gérons pour le compte d'autres employeurs ou par le biais de notre site Web, de nos sites d'emploi, de nos sites de médias sociaux ou d'autres sources.
Les fournisseurs et partenaires commerciaux existants ou potentiels, leurs représentants, employés et personnes de contact en lien avec les services fournis par Source Up.
Les utilisateurs et les visiteurs de notre site web.
Toute autre personne ayant ou ayant eu des interactions avec Source Up.

(Collectivement « vous » ou « votre »)

Les employés actuels et anciens, les étudiants ou stagiaires, les consultants ou les candidats en accord précontractuel pour rejoindre Source Up ou pour lesquels le Client nous a demandé de faciliter l'engagement et le processus d'intégration, n'entrent pas dans le champ d'application de la présente politique de confidentialité et sont couverts par la Politique de confidentialité des employés disponible auprès du département RH de Source Up.

Types de données collectées

Les données personnelles, ou informations personnelles, désignent toute information sur un individu à partir de laquelle cette personne peut être identifiée. Cela n'inclut pas les données anonymisées.

Nous pouvons collecter, utiliser, stocker et transférer différents types de données personnelles vous concernant en fonction de la relation que nous entretenons avec vous. Nous traitons les catégories de données à caractère personnel suivantes (liste non exhaustive) :

Données d'identification : il peut s'agir du nom, du prénom, du nom d'utilisateur, du nom de votre entreprise (si client/fournisseur), du sexe, de l'état civil, de la date de naissance, de la nationalité, de votre photo (si vous nous l'avez volontairement fournie), etc.
Données de contact : il peut s'agir de l'adresse postale, de l'adresse de facturation, de l'e-mail, du numéro de téléphone, de votre moyen de communication préféré, de contacts professionnels, etc.
Les données bancaires ou financières peuvent inclure les prétentions salariales, les coordonnées bancaires (facturation), le numéro de TVA, etc.
Les données de la vie professionnelle peuvent inclure votre intitulé de poste, des informations provenant de votre CV (poste actuel, avantages, anciens employeurs, formations, diplômes, compétences linguistiques, lieu de travail, etc.), un lien vers votre profil LinkedIn ou d'autres réseaux sociaux, des informations provenant d'anciens employeurs ou de références, des données d'entretien (questions sur votre carrière et vos motivations, notes, correspondances, résultats d'évaluations dans le cadre du processus de recrutement, etc.).
Données techniques/de l'appareil : lorsque vous visitez notre site, nous collectons automatiquement des informations sur votre équipement, votre adresse IP, vos actions de navigation et vos habitudes. Nous recueillons ces informations à l'aide de cookies et d'autres technologies similaires et à partir des communications que nous recevons de votre navigateur. Veuillez consulter notre politique en matière de cookies pour plus de détails sur la façon dont nous utilisons les cookies et autres technologies similaires.

Sources de collecte des données

La Société collecte ces informations de différentes manières :

Directement de vous : La plupart des informations que nous traitons vous concernant, nous les recevons directement de votre part, par exemple lorsque vous :
- postulez à un poste pour lequel nous recrutons (pour nous-même ou nos clients) via notre site Web ou d'autres moyens et nous envoyez votre curriculum vitae à cette fin.
- demandez ou vous renseignez sur nos services
- concluez un accord avec nous
- participez à l'une de nos formations, séances de coaching, conseils RH, ou à tout autre service fourni par Source Up
- créez un compte sur notre site Web ou nous contactez via notre site Web
- demandez l'envoi de marketing (par exemple, newsletter)
- nous donnez votre avis
- vous connectez à une zone sécurisée de notre site Web (par exemple, l'espace candidat)
- rencontrez ou interagissez avec un membre de notre équipe et échangez vos coordonnées : Vous pouvez nous communiquer vos données en remplissant des formulaires ou en correspondant avec nous par courrier, téléphone, e-mail, chat, via un formulaire en ligne dédié sur notre site web, en personne, etc.
De la part de votre employeur (étant notre client) : par exemple, pour fournir nos solutions de services RH, coordonner des projets pour le compte de votre employeur, envoyer des e-mails au personnel, envoyer des supports ou des présentations, répondre à des demandes, etc.
Tiers : Nous pouvons recevoir des informations vous concernant de la part de nos employés ou de nos partenaires (tels que des prestataires de services de recrutement), lorsqu'ils pensent que votre profil est intéressant pour nos postes vacants actuels ou futurs.
Sources publiques : nous pouvons collecter des données à partir de sources publiques, telles que Facebook, LinkedIn, Editus et d'autres sources publiques.

Finalités de traitement des données

Traitement et prestation de services professionnels tels que :
- Services de recrutement et de sourcing (analyse de votre dossier de candidature et recherche d'une correspondance avec une offre d'emploi chez nos clients ou des postes ouverts dans notre portefeuille d'offres).
- Services de conseil en ressources humaines
- Consultance en ressources humaines
Gestion de l'administration et de la relation clients et fournisseurs, y compris :
- Propositions et rédaction de contrats
- Suivi et gestion de la relation d'affaires avec les clients, les fournisseurs et les sous-traitants
- Remplir nos obligations contractuelles envers vous
- Facturation et paiement des factures
- Marketing, communication et relations publiques
- À des fins de prospection et pour déterminer si vous pourriez être intéressé par nos services et comment nous pouvons vous aider.
Respect des obligations réglementaires, contractuelles et légales :
- Protection des locaux, des équipements, de l'infrastructure et des données informatiques
- Assurer la continuité des activités et la gestion des risques
- Traitement des demandes des personnes concernées
- Gestion du site web et de ses différentes applications connexes.
- Améliorer et personnaliser votre expérience lors de la visite de notre site.
- Défendre nos intérêts dans le cadre de procédures judiciaires.
Communiquer avec vous à l'une des fins énumérées ci-dessus et répondre à vos demandes de renseignements.

Bases de licéité

Nous n'utiliserons vos données personnelles que lorsque la loi l'autorise. Les finalités décrites ci-dessus reposent sur au moins l'une des bases juridiques suivantes :

Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Source Up ou par un tiers dans la conduite et la gestion de notre activité (par exemple, maintenir une communication à jour avec toutes les personnes concernées dans le cadre de toute relation commerciale actuelle ou potentielle).
Le traitement peut également être nécessaire à l'exécution d'un contrat (ou dans la phase précontractuelle) auquel la personne concernée est liée.
Il peut y avoir des circonstances spécifiques où le traitement n'est effectué que si et lorsque vous donnez votre consentement au traitement de vos données personnelles à une ou plusieurs fins spécifiques.
Le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle Source Up est soumise.

Période de rétention des données

Nous ne conserverons vos données personnelles qu’aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous les avons collectées, y compris dans le but de satisfaire à toute exigence légale, comptable ou de reporting. Par conséquent, nous conserverons vos données personnelles au minimum pendant la durée de votre relation ou de votre engagement contractuel avec nous, ou pendant une période plus courte si vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou si elles ne sont plus exactes/à jour.

Dans certains cas, des obligations légales ou réglementaires (par exemple dans le cas de questions fiscales) nous obligent à conserver des registres spécifiques pendant une période déterminée, y compris après la fin de notre relation. Dans le cas de questions fiscales/comptables, nous sommes par exemple tenus de conserver certaines données pendant au moins dix (10) ans.

Nous utilisons les critères suivants pour établir notre période de conservation :

tant que nous entretenons une relation contractuelle continue avec vous (ou pour une période plus courte, à condition que les données personnelles ne soient plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées)
comme l’exigent les obligations légales auxquelles nous sommes soumis (telles que les obligations fiscales et comptables)
si cela est souhaitable à la lumière de notre position juridique afin d’établir, d’exercer et de défendre contre des droits en justice
si nécessaire pour répondre à nos besoins commerciaux légitimes (tels que pour les prévisions, la planification, le suivi, etc.).

Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos données personnelles (afin qu’elles ne puissent plus être associées à vous) à des fins de recherche ou de statistiques, auquel cas nous pouvons utiliser ces informations indéfiniment sans vous en informer.

Partage des données

Nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec les parties indiquées ci-dessous aux fins énoncées dans le contrat que nous avons avec vous ou au paragraphe 4 ci-dessus.

Nous pouvons partager ou donner accès à vos données personnelles à nos collègues de Source Up et à nos sourceurs dans l'Espace économique européen (EEE), dans le respect des obligations applicables au RGPD. L'accès à vos données personnelles est limité à un nombre restreint de collaborateurs chez Source Up : les managers, les membres du service administratif ainsi que la ou les personne(s) impliquée(s) dans le processus de recrutement.
Les conseillers professionnels, y compris (mais sans s'y limiter) les avocats, les banquiers, les auditeurs, les comptables, les notaires, les assureurs et autres consultants, les partenaires commerciaux, les fournisseurs et les sous-traitants agissant en tant que sous-traitants ou responsables du traitement, dans chaque cas, basés au Luxembourg ou dans un autre pays de l'UE.
Votre employeur ou futur employeur ou toute personne avec laquelle nous avons un contrat et qui a demandé, à votre connaissance, que nous effectuions des services vous impliquant tels que des services RH, des formations, du coaching, etc. Si vous êtes candidat, nous partageons vos données personnelles avec nos clients qui ont des postes vacants pour des emplois qui vous intéressent.
Fournisseurs:
- qui fournissent des services informatiques, d'administration de systèmes et/ou d'hébergement de données.
- qui offrent des services de support au recrutement tels que : Teamtailor
- qui fournissent des questionnaires de personnalité et de motivation, des tests d'aptitude, de feedback 360° tels que : Assess First, SHL, Insights Discovery (liste non exhaustive).
Autorités, conseillers juridiques ou toute autre entité similaire lorsque nous recevons l'ordre de le faire. Nous partagerons vos données personnelles avec les autorités et d'autres acteurs publics lorsque nous avons l'obligation légale de le faire.
Parties impliquées dans des procédures judiciaires. Si nécessaire pour protéger ou défendre nos droits, nous partageons vos données personnelles avec les autorités publiques ou avec d'autres parties impliquées dans une procédure judiciaire potentielle ou existante. Cela peut être le cas, par exemple, de plaintes pour discrimination.
Aux nouveaux propriétaires de l'entreprise et à leurs conseillers dans l'éventualité d'une réorganisation, d'une fusion, d'une vente, d'une coentreprise, d'une cession ou de tout autre transfert ou disposition de la totalité ou d'une partie de notre entreprise.

Nous ne transférons les données personnelles des utilisateurs qu'à des tiers en qui nous avons confiance. Nous sélectionnons soigneusement nos partenaires pour nous assurer que les données personnelles de l'utilisateur sont traitées conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée. Nous exigeons de tous les tiers qu'ils respectent la sécurité de vos données personnelles et qu'ils les traitent conformément à la loi. Nous n'autorisons pas sciemment nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins et ne leur permettons de traiter vos données personnelles qu'à des fins spécifiques et conformément à nos instructions.

Nous pouvons partager des données agrégées avec des tiers. Dans ces cas, les données agrégées ont été compilées à partir d'informations collectées par le biais de nos services et peuvent consister, par exemple, en des statistiques de trafic Internet ou de localisation en relation avec l'utilisation de nos services. Les données agrégées ne contiennent aucune information permettant d'identifier des individus individuels et ne constituent donc pas des données personnelles.

Transfert des données en dehors de l'UE/EEE

Étant donné que notre société est basée au Luxembourg, vos données personnelles sont stockées et traitées au sein de l'Espace économique européen (EEE).

Certains clients, fournisseurs et prestataires de services peuvent avoir du personnel ou des systèmes situés en dehors de l'EEE. Dans ce contexte, vos données personnelles peuvent être transférées en dehors de l'Espace économique européen (EEE) aux fins énoncées dans le présent avis, vers des pays qui peuvent ne pas offrir un niveau de protection des données personnelles équivalent à celui offert au sein de l'EEE.

Lorsque des tiers transfèrent vos données personnelles en dehors de l'EEE, nous prendrons des mesures pour nous assurer que vos données personnelles bénéficient d'un niveau de protection adéquat, y compris, par exemple, en concluant des accords de transfert de données ou en veillant à ce que les tiers soient certifiés dans le cadre de programmes de protection des données appropriés et lorsque des garanties adéquates sont en place.

Vous avez le droit de demander une copie de tout accord de transfert de données en vertu duquel vos données personnelles sont transférées, ou d'avoir accès aux mesures de protection utilisées en nous contactant.

Sécurité

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour éviter que vos données personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. Seuls le personnel autorisé et les prestataires de services tiers ont accès aux données personnelles sur la base du besoin d'en connaître, et ces employés et prestataires de services sont contractuellement tenus de traiter ces informations de manière confidentielle.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée des données personnelles et nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation applicable, d'une violation lorsque nous sommes légalement tenus de le faire. Nous privilégions l'intégrité personnelle et travaillons donc activement à ce que les données personnelles des utilisateurs soient traitées avec le plus grand soin. Par conséquent, nous prenons des mesures dont on peut raisonnablement s'attendre à ce que les données personnelles des utilisateurs et d'autres personnes soient traitées en toute sécurité et conformément à la présente politique de confidentialité et au RGPD.

Cependant, les transferts de données sur Internet et les réseaux mobiles ne peuvent jamais se faire sans aucun risque, par conséquent, tous les transferts sont effectués aux risques et périls personnels de la personne qui les effectue. Il est également important que les utilisateurs prennent la responsabilité de s'assurer que leurs données sont bien protégées. Il est de la responsabilité de l'Utilisateur de veiller à ce que ses données de connexion restent secrètes.

Vos droits

Dans cette section, vous trouverez des informations sur les droits dont vous disposez lorsque nous traitons vos données personnelles. Comme décrit ci-dessous, certains de ces droits n'entrent en jeu que lorsque nous traitons vos données personnelles sur une base juridique particulière.

Droit à l'information

Vous avez le droit d'être informé de la manière dont nous traitons vos données personnelles. Vous avez également le droit d'être informé si nous prévoyons de traiter vos données personnelles à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été initialement collectées.

Nous vous fournissons ces informations par le biais de la présente politique de confidentialité, par le biais de mises à jour sur notre site Web (voir également la section 11 ci-dessous) et en répondant à toutes les questions que vous pourriez nous poser.

Droit d'accès

Vous avez le droit de savoir si nous traitons des données personnelles vous concernant et de recevoir une copie des données que nous traitons à votre sujet. Dans le cadre de la réception de la copie de vos données, vous recevrez également des informations sur la manière dont nous traitons vos données personnelles.

Droit à la portabilité

Vous pouvez demander une copie des données personnelles vous concernant que nous traitons pour l'exécution d'un contrat avec vous, ou sur la base de votre consentement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Cela vous permettra d'utiliser ces données ailleurs, par exemple pour les transférer à un autre destinataire. Si cela est techniquement possible, vous avez également le droit de demander que nous transmettions vos données directement à un autre destinataire.

Droit à l'effacement (droit à l'oubli)

Dans certains cas, vous avez le droit de nous demander de supprimer les données personnelles vous concernant. C'est par exemple le cas s'il n'est plus nécessaire pour nous de traiter les données aux fins pour lesquelles nous les avons collectées ; si vous retirez votre consentement ; si vous vous êtes opposé au traitement et qu'il n'existe pas de justifications légitimes et impérieuses pour le traitement. (Pour le droit d'opposition distinct, voir ci-dessous.)

Droit d'opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles, qui est basé sur notre intérêt légitime, en faisant référence à votre situation personnelle.

Droit à la limitation

Si vous estimez que les données personnelles que nous traitons à votre sujet sont inexactes, que notre traitement est illégal ou que nous n'avons pas besoin de ces informations à des fins spécifiques, vous avez le droit de demander que nous limitions le traitement de ces données personnelles. Si vous vous opposez à notre traitement, tel que décrit ci-dessus, vous pouvez également nous demander de restreindre le traitement de ces données personnelles pendant que nous évaluons votre demande.

Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est limité, nous ne traiterons les données (à l'exception du stockage) qu'avec votre consentement ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, pour protéger les droits d'une autre personne physique ou morale, ou pour des raisons liées à un intérêt public important.

Droit à la rectification

Vous avez le droit de demander que nous rectifiions les informations inexactes et que nous complétions les informations vous concernant que vous jugez incomplètes.

Droit au retrait du consentement

Lorsque nous traitons vos données personnelles sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Si vous le faites, nous cesserons de traiter vos données aux fins pour lesquelles vous avez retiré votre consentement. Toutefois, cela n'affecte pas la licéité du traitement qui était basé sur votre consentement avant qu'il ne soit retiré. L'utilisation de ce droit peut également impliquer que l'utilisateur ne sera pas en mesure de postuler à un emploi spécifique ou d'utiliser nos services.

Droit de déposer une plainte

Si vous avez des plaintes concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité de protection des données au Luxembourg. Vous pouvez trouver leurs coordonnées ici.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de votre autorité nationale de protection des données, que vous pouvez trouver dans la liste ici si vous êtes basé dans l'UE. Si vous êtes basé au Royaume-Uni, vous pouvez déposer une plainte auprès du Bureau du commissaire à l'information, ici.